Meteen naar de inhoud

Thuiswerken coronatijd

Veel gestelde vragen

Hiernaast leest u onze antwoorden op de veel gestelde vragen over het aannemen van personeel in een ander land en welke regels er dan van toepassing zijn:

Allereerst is het van belang vast te stellen in welk land deze werknemer zijn belastingen en sociale verzekeringspremies moet afdragen. Het antwoord op deze vraag is vastgelegd in enerzijds belastingverdragen en anderzijds in een Europese verordening. Het is dus niet zo dat werkgever en werknemer dit zelf kunnen kiezen, u volgt “gewoon” de regels. In de situatie waarin uw werknemer in een ander land woont én volledig werkt, geldt over het algemeen het “werklandbeginsel”. Dit beginsel houdt in dat een werknemer belasting en sociale verzekeringspremies betaalt in het land waar hij werkt.

In de praktijk baseren werkgevers de afspraken met medewerkers in het buitenland vaak op de regels zoals die gelden in het land waarin de werkgevers zelf gevestigd zijn. Die regels zijn immers bekend. De vraag is alleen of dit mag.

Ons antwoord? Theoretisch mag u uw eigen rechtsstelsel toepassen op de arbeidsovereenkomst met uw werknemer in het buitenland, maar u moet er rekening mee houden dat sommige lokale arbeidsrechtbepalingen dwingend van aard zijn en daarmee voorrang hebben, waardoor sommige bepalingen die u in de arbeidsovereenkomst heeft opgenomen niet in stand kunnen blijven. Het gaat hier om dwingende bepalingen, die vaak voorkomen op het gebied van bijvoorbeeld proeftijd, ontslag, ziekte en arbeidstijden.

Ons advies in de praktijk? Voorkom dat er lokale en buitenlandse regels door elkaar heen gaan lopen en zorg ervoor dat u een arbeidsovereenkomst gebruikt die voldoet aan de lokale regels zoals die gelden in het werkland van uw werknemer. Zeker wanneer de werknemer daar ook sociaal verzekerd is. Zo voorkomt u dat er conflicten ontstaan tussen u en uw werknemer, bijvoorbeeld over feestdagen, loonbetaling bij ziekte en einde contract.

Dan is het zaak om de belasting- en de sociale zekerheidspositie apart onder de loep te nemen. Voor de belastingen geldt als hoofdregel dat er belasting moet worden betaald in het werkland (werklandbeginsel). Als er in meerdere landen gewerkt wordt, moet er in beginsel ook in meerdere landen belasting betaald worden, tenzij er voldaan wordt aan enkele voorwaarden, waaronder de voorwaarde dat de werknemer minder dan 183 dagen verblijft in het werkland.

Dit zijn de 3 voorwaarden waaraan moet worden voldaan om in het woonland belasting te mogen betalen, terwijl in een ander land gewerkt wordt:
1. De werknemer verblijft minder dan 183 dagen in het werkland (de wijze waarop dit tijdvak wordt bepaald verschilt per belastingverdrag, dus kan ook variëren per land waarin gewerkt wordt)
2. De beloning wordt niet betaald door of namens een inwoner (lees: werkgever) van het werkland en
3. De beloning komt niet ten laste van een vaste inrichting in het werkland

Voor de sociale zekerheid geldt dat een werknemer maar in één land tegelijk verzekerd kan zijn. Werkt hij doorgaans deels in zijn woonland (thuis) en deels in een ander EU-land, bijvoorbeeld bij u op kantoor, dan kan hij verzekerd blijven in zijn woonland zolang hij daar minimaal 25% van zijn werktijd aan het werk is. Ook wanneer uw buitenlandse werknemer tijdelijk wordt gedetacheerd naar uw hoofdkantoor, kan hij voor die periode in zijn woonland een A1-verklaring aanvragen waarmee hij kan aantonen dat hij gedurende zijn werk in het buitenland onderworpen blijft aan de sociale zekerheid in zijn woonland.

Let wel, het gaat hier om de hoofdregels en zoals altijd zijn er ook hier veel uitzonderingen van toepassing! Elke situatie is anders en wij adviseren te allen tijde om ruim vóór vertrek een A1-verklaring aan te vragen zodat u zekerheid heeft omtrent de af te dragen premies.

Uiteraard staat het u vrij om uw werknemer een passende vergoeding te geven voor het kantoor aan huis. De vraag of zo’n vergoeding onbelast kan worden verstrekt varieert echter van land tot land en moet dus beantwoord worden vanuit de regels zoals die gelden in het land waar uw werknemer belasting en sociale verzekeringspremies betaalt.

Bovendien is het de vraag of deze regels permanent gelden of alleen tijdelijk, bijvoorbeeld in het kader van de coronacrisis.

Om u een idee te geven:

  • In België konden werkgevers al vóór de coronacrisis een forfaitaire onbelaste vergoeding voor structureel “telewerk” toekennen aan bepaalde werknemers. Deze was maximaal 126,94 euro en werd verhoogd naar 129,48 euro per maand. Hiervoor gelden wel vrij strenge regels, waaronder het opstellen van een thuiswerkovereenkomst.
  • In Nederland kunnen werkgevers vanaf januari 2022 een onbelaste thuiswerkvergoeding van 2 euro per dag geven, een stuk lager dan in België.
  • Ook in Frankrijk kan een werkgever een onbelaste vergoeding voor “télétravail” geven aan hun thuiswerkers. De hoogte is afhankelijk van het aantal dagen per week dat de werknemer thuis werkt en bedraagt momenteel 50 euro per maand voor een werknemer die 5 dagen per week thuis werkt.
  • In Duitsland hebben werknemers de mogelijkheid om in hun aangifte inkomstenbelasting een forfaitaire vergoeding van 6 euro per dag aan “Werbungskosten” in aftrek te brengen, met een maximum van 1.250 euro per jaar. Eén van de voorwaarden is dat er sprake is van een aparte werkkamer.

Naast de algemene thuiswerkvergoeding kennen de meeste landen ook andere forfaitaire vergoedingen zoals bijvoorbeeld reiskosten. Ook bestaat vaak de mogelijkheid om kosten die verbonden zijn aan het thuis werken te vergoeden (werkruimte, bureaustoel etc.). In de meeste landen gelden hiervoor echter strenge voorwaarden en beperkingen. Het is dan ook verstandig om altijd bij het toekennen van onbelaste vergoedingen op voorhand advies in te winnen. Niet alleen over de hoogte van de onbelast te verstrekken vergoeding maar ook over de samenloop van verschillende regelingen en overgangsregelingen die er vaak zijn i.v.m. het tijdelijke thuiswerkbeleid in het kader van corona. Zo is het in Nederland vanaf 1 januari 2022 niet mogelijk om op één en dezelfde werkdag zowel een onbelaste thuiswerkvergoeding als ook reiskostenvergoeding uit te betalen, zelfs wanneer de werknemer op één dag deels thuis en deels op kantoor werkt.

Uiteraard kan dat, echter kent elk land andere regels voor onbelaste vergoedingen. Dat wil zeggen dat een bepaald bedrag in het ene land wél en in het andere land niet onbelast verstrekt kan worden. Een praktische oplossing kan in dit geval zijn dat u het gedeelte van de vergoeding die niet onbelast mag worden uitbetaald in de betreffende landen bruteert, zodat de werknemers toch per saldo hetzelfde bedrag netto ontvangen. Advies vanuit de praktijk is wel om hier goed over na te denken, en om in de basis gewoon de lokale regels te volgen. Elk land heeft nu eenmaal specifieke voordelen en nadelen, en door op deze wijze te trachten de verschillen te overbruggen ontstaat wellicht al snel de neiging bij werknemers om “het beste uit twee werelden” te gaan halen en is het hek van de dam.

Tussen veel landen zijn er inmiddels afspraken gemaakt over de toepassing van de regels op het vlak van sociale zekerheid en belastingen. Zonder afspraken zou het plotselinge thuis werken immers tot gevolg kunnen hebben dat er opeens in een ander land een payroll moet worden opgestart. Om dit te voorkomen is tussen veel van onze buurlanden afgesproken dat deze werknemers voorlopig verzekerd en belast blijven in het land waar ze dat waren, voordat ze naar aanleiding van corona thuis gingen werken in het buitenland.

Let wel op: de afspraken kunnen voor elk land anders zijn. Zo zijn veel akkoorden in elk geval verlengd tot 1 januari 2022, heeft Nederland het akkoord op het vlak van belastingen met Duitsland en België verlengd tot eind maart 2022 maar is het Frans-Belgische akkoord onlangs verlengd tot eind juni 2022.

Hoe dan ook is het verstandig om elk grensoverschrijdend dossier op dit vlak regelmatig onder de loep te nemen. Sowieso wanneer er iets wijzigt in de woon- of werksituatie is dit van belang, om fouten en correcties achteraf te voorkomen.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws?

Volg ontwikkelingen op het gebied van werkgeversverplichtingen in Nederland, België, Duitsland, Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk en Italië op de voet.

Samen, oplossingsgericht en zorgzaam

Al sinds 1972 biedt Interfisc internationale HR & Payroll oplossingen aan in Nederland, België, Duitsland, Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk en Italië. Wij doen dit vanuit ons hoofdkantoor in Nederland en filialen in België, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk en met een internationaal team van ca. 45 bevlogen en zorgzame medewerkers.

Wilt u meer informatie?

Vragen over wat u allemaal moet regelen?
Ons customer support team staat voor u klaar, u bereikt ons telefonisch of via het contactformulier.

Niet gevonden wat u zocht?

In de wereld van internationale tewerkstelling is elke situatie uniek. Heeft u vragen waarop onze website geen antwoord biedt, aarzel dan niet om ons deze te stellen, wij denken graag met u mee!

Contactformulier

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief!

Volg ontwikkelingen op het gebied van werkgeversverplichtingen in Nederland, België, Duitsland, Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk en Italië op de voet.