Soms is dit mogelijk, bijvoorbeeld om meldingen in te dienen bij het Meldloket van de Inspectie SZW, voor buitenlandse werknemers die gedetacheerd worden naar Nederland:  https://meldloket.postedworkers.nl/runtime/

Ook al moet de overheid als gevolg van de eIDAS-verordening de Europees erkende inlogmiddelen accepteren voor hun digitale dienstverlening, is het echter in de praktijk nog lang niet altijd mogelijk. Tot die tijd zal ten aanzien van de betreffende instanties een papieren procedure moeten worden gehanteerd.

Bent u ingeschreven in het Nederlandse Handelsregister, dan kunt u kiezen uit de volgende opties:

U vraagt een eigen eHerkenningsmiddel aan bij één van de erkende aanbieders (lees meer op https://www.eherkenning.nl/)

U besteedt de betreffende aanvraag of aangifte uit aan Interfisc en machtigt ons om deze via onze eigen eHerkenning in te dienen. In deze situatie ontvangt u van onze eHerkenningsleverancier een “ketenmachtigingen-registratieformulier”, dat u door een bevoegd persoon binnen uw organisatie moet laten ondertekenen en, samen met een geldig legitimatiebewijs, moet terugsturen naar de leverancier. Na acceptatie door de leverancier kunnen wij namens uw bedrijf communiceren met de instanties waarvoor de machtiging is afgegeven.

Zo lang uw bedrijf in het Nederlandse Handelsregister is ingeschreven, is het geen probleem wanneer de bevoegde persoon in het buitenland woonachtig is. Wat wel belangrijk is, is om op voorhand na te gaan of degene die het formulier ondertekent daartoe, conform het Handelsregister, bevoegd is. Is de bestuurder zelfstandig bevoegd, mag hij het formulier ook zelf ondertekenen. Vaak zien wij echter dat bestuurders gezamenlijk bevoegd zijn; in dat geval dienen zij het formulier allemaal te ondertekenen.

Soms is er, naast de bestuurder(s), ook een gevolmachtigde persoon in het Handelsregister ingeschreven, die wél zelfstandig bevoegd is. Ook deze persoon mag de aanvraag rechtsgeldig ondertekenen. Neemt u in geval van twijfel contact met ons op om te voorkomen dat de aanvraag afgekeurd wordt.

Naast de bevoegde persoon die de aanvraag moet ondertekenen hebben wij te maken met een gebruiker van het eHerkenningsmiddel. Dit is de persoon die, namens uw bedrijf, met behulp van eHerkenning, bepaalde handelingen gaat verrichten ten aanzien van de Nederlandse overheid.

Bijvoorbeeld de Belgische HR-manager die de registratie van de Nederlandse vestiging bij een Pensioenfonds in Nederland zelf wil bekijken. Ook een functionaris niet in Nederland woont, kan gebruik maken van eHerkenning middels een eigen account. De praktijk toont echter aan dat het vanuit het buitenland inloggen niet altijd vlekkeloos verloopt. Degene die wil inloggen moet nl. twee stappen doorlopen:

Een gebruikersnaam/wachtwoord invoeren

Een code invoeren, die de gebruiker ontvangt op een mobiele telefoon of een zogeheten “OTP device”. OTP staat voor “One Time Password”. Het ontvangen van de code op een buitenlands telefoonnummer is technisch gezien mogelijk maar kan mislukken door vertraging in de verbinding. Beter is om in deze situatie gebruik te maken van een OTP device (daar zijn wel extra kosten aan verbonden).