Het belangrijkste verschil tussen payroll en payrolling heeft te maken met het formele dienstverband: is de Nederlandse werknemer formeel in dienst bij uzelf, op uw eigen Nederlandse payroll of bij een ander bedrijf met eigen juridische entiteiten over de hele wereld? Wanneer u besluit om met een ander bedrijf samen te werken, zullen zij optreden als de formele werkgever van uw werknemers en zijn zij degene die beslist over alle werkgever/werknemer zaken.

Wanneer u kiest voor een payrollingconstructie, wordt de persoon die in Nederland voor u werkt geen werknemer van uw bedrijf. In plaats daarvan is de werknemer formeel in dienst van het payrollbedrijf. Bedrijven die payrolling diensten aanbieden gebruiken verschillende namen om deze diensten te beschrijven, omdat werken op afstand in het buitenland na covid een enorme boost heeft gekregen: ’employer of record’, ‘global of international payroll services’, ‘umbrella service’, enzovoort. Wanneer iemand het woord ‘payroll’ gebruikt in combinatie met ‘global’ of ‘international’, bedoelen ze daarmee vaak een payrolling situatie.

Een bedrijf dat werknemers nodig heeft, zoekt zelf geschikte kandidaten en meldt deze aan bij een payrollbedrijf. Dit betekent dat het payrollbedrijf de werknemer formeel in dienst neemt en dus het administratieve werk voor zijn rekening neemt dat bij dit dienstverband komt kijken, inclusief de eventueel benodigde verzekeringen en secundaire arbeidsvoorwaarden.

De werknemer tekent een arbeidscontract met het payrollbedrijf – dat de formele werkgever wordt – in plaats van een arbeidscontract met de organisatie waarvoor de werknemer daadwerkelijk gaat werken.

Het payrollbedrijf factureert de volledige kosten plus een opslag aan de organisatie en dekt daarmee ook de risico’s af die zij als werkgever lopen.

Omdat de vergoeding die payrollbedrijven vragen ook bedoeld is om hun eigen risico’s ermee af te dekken, zijn payrolling diensten relatief duur. Ook zijn ze niet zonder risico’s voor u als bedrijf dat met een payrollingbedrijf werkt. U riskeert uw allerbelangrijkste asset kwijt te raken: uw personeel, wanneer zij het op termijn jammer vinden niet écht een onderdeel uit te maken van uw bedrijf.

Nederlandse werknemers weten over het algemeen heel goed dat een payrollingconstructie meer flexibiliteit zou moeten bieden dan een reguliere arbeidsovereenkomst in Nederland. De Wet Arbeidsmarkt in Balans heeft deze flexibiliteit echter wel beperkt. Het klopt dat payrolling het voor beide partijen makkelijker maakt om de arbeidsovereenkomst te beëindigen. Dit kan zowel een voordeel als een nadeel zijn.

Werknemers kunnen de beslissing van werkgevers om hen in te huren via een payrollingbedrijf zien als een teken van wantrouwen. Houd er rekening mee dat het zeker in deze krappe arbeidsmarkt cruciaal is om op basis van vertrouwen en waardering een band op te bouwen met uw werknemers.

Bovendien kunt u gedeeltelijk aansprakelijk gesteld worden wanneer het payrollbedrijf zijn betalingsverplichtingen ten aanzien van uw personeel of de overheid niet nakomt.

Kortom, in onze optiek is een payrolling constructie vooral handig voor een bedrijf dat op een flexibele manier personeel werft. Bijvoorbeeld als er een tijdelijke piek is in de werkdrukte. Wanneer de werkdruk weer afneemt, is het over het algemeen relatief gemakkelijk afscheid te nemen van het personeel. Beoogt u echter een langdurige vertrouwensrelatie met uw werknemers opbouwen en daarmee van uw onderneming in Nederland een succes maken, dan is het misschien niet de allerbeste oplossing. 

U kunt ook zelf een salarisadministratie opzetten, zodat u de medewerkers die u in dienst heeft genomen zelf kunt verlonen. In deze situatie bent u zelf de formele werkgever, heeft u zelf de touwtjes in handen en kunt u zelfstandig bepalen welke primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden u hen aanbiedt. Het gaat hier om reguliere arbeidsovereenkomsten tussen een werkgever en zijn personeel, inclusief de berekening, aangifte en afdracht van loonbelasting en sociale zekerheidsbijdragen (vergelijkbaar met de afdrachten van bedrijfsvoorheffing aan de Belgische Belastingdienst & sociale zekerheid aan de RSZ).

Werkgevers kunnen ervoor kiezen om hun salaris- en personeelsadministratie die voortvloeit uit deze arbeidsovereenkomsten uit te besteden aan een administratiekantoor of ze kunnen besluiten om al het relevante boekhoudkundige en administratieve werk zelf te doen. Hetzelfde geldt voor de administratie voor verzekeringen en secundaire arbeidsvoorwaarden. Er zijn in Nederland géén sociale secretariaten zoals u die kent in België, wél is Interfisc in 1972 door een Belg opgericht en daarmee het eerste “Belgische sociaal secretariaat in Nederland”.

Ja, dat kan zeker. Buitenlandse ondernemingen met Nederlandse medewerkers kunnen hun eigen salarisadministratie of payroll opzetten in Nederland.

In de praktijk merken wij dat veel dienstverleners buitenlandse bedrijven die geen Nederlandse vestiging hebben adviseren om hun personeel onder te brengen bij een payrollingbedrijf, zoals hierboven beschreven. Ze gaan ervan uit dat een niet in Nederland gevestigd bedrijf geen verzekering kan afsluiten voor belangrijke werkgeversrisico’s zoals ongevallen en ziekteverzuim.

Dit berust echter op een misverstand, via Interfisc kan het vaak wél.

Interfisc biedt buitenlandse bedrijven de mogelijkheid om zelf een arbeidsovereenkomst te sluiten met hun Nederlandse werknemers, ongeacht of zij over een vestiging in Nederland beschikken.

Bent u gevestigd in België met personeel in Nederland, dan kunt u zich via Interfisc ook verzekeren tegen bovengenoemde risico’s en de volledige werkgeversrol vervullen, terwijl wij al het administratieve werk doen.

Naast de reguliere salarisadministratie en verzekeringen biedt Interfisc een oplossing voor de wettelijk verplichte ziekteverzuimbegeleiding. Buitenlandse bedrijven moeten deze rol ook vervullen voor hun werknemers in Nederland, maar kunnen Interfisc inschakelen om deze rol voor hen uit te voeren.

Veel boekhoudkantoren bieden aan om een salarisadministratie voor u op te zetten, maar de meeste kantoren bieden er géén ziekteverzuimbegeleiding bij aan. Ook verzekeringen worden meestal niet meegenomen, omdat de meeste verzekeringsmaatschappijen geen bedrijven accepteren die géén vestiging in Nederland hebben. Deze belangrijke elementen zijn echter nodig om u de zekerheid te bieden dat u volledig voldoet aan de Nederlandse wet- en regelgeving en tegelijkertijd uw financiële risico’s beperkt.

Financiële risico’s tijdens het werk hebben vooral betrekking op ziekteverzuim en ongevallen. Elk bedrijf met werknemers in Nederland moet zich gedragen als een ‘goed werkgever’, ook als het bedrijf zelf niet in Nederland gevestigd is. ‘Goed werkgeverschap’ is vastgelegd in de Nederlandse wet en houdt onder meer in dat de werkgever zich maximaal moet inspannen om financieel verlies, andere verliezen, letsel of schade voor zijn werknemers te voorkomen en te beperken. Deze Nederlandse wetgeving beschrijft ook de verplichting van de werkgever om te zorgen voor een passende verzekering die dergelijke verliezen, verwondingen of schade voor de werknemers dekt nadat een ongeval heeft plaatsgevonden.

Interfisc biedt oplossingen voor de volgende risico’s:

• Ziekengeld: géén restitutie door de overheid bij ziekte < 104 weken
• Kosten als gevolg van een ongeval of langdurige arbeidsongeschiktheid:
  

Werkgevers moeten in het kader van ‘goed werkgeverschap’ in toenemende mate de kosten dekken van ongevallen en langdurige arbeidsongeschiktheid van hun werknemers. Zelfs als een ongeval of ziekte niet direct werkgerelateerd lijkt. Dit kan zelfs gebeuren als de werkgever geen mogelijkheid had om maatregelen te nemen om het te voorkomen. Deze risico’s worden door de meeste Nederlandse werkgevers afgedekt door een ongevallenverzekering (vergoeding van kosten) en een arbeidsongeschiktheidsverzekering (dekking van inkomensverlies, dat kan oplopen tot 20% of 30% van het laatstverdiende loon) af te sluiten.

Bij ongevallen kunnen zich drie situaties voordoen:

1. 1. 1. een onverwacht overlijden
      2. blijvend functieverlies (invaliditeit) of, 
      3. langdurige invaliditeit

Enkele voorbeelden en berekeningen:

• • Vergoeding van kosten
    Door een arbeidsongeval verliest uw werknemer een been. Hierdoor krijgt de werknemer te maken met aanpassingen in de thuissituatie en hogere medische kosten. Bijvoorbeeld een traplift thuis, aanpassing van de auto en een prothesebeen. De werknemer claimt zijn schade bij u als aansprakelijke werkgever.
    •  
  • Inkomensverlies
    • Een 40-jarige werknemer met een jaarloon van € 80.000,00 wordt volledig arbeidsongeschikt verklaard en ontvangt een uitkering van maximaal € 50.217,50, zijnde 75% van het maximumloon voor sociale zekerheid (inkomensdaling van bijna € 30.000).
    • De werknemer wordt voor 50% arbeidsongeschikt verklaard en is verplicht om zijn resterende verdiencapaciteit te gebruiken. Als hij minder dan 50% van zijn resterende verdiencapaciteit benut, wordt hij gekort op zijn uitkering. Stel dat de werknemer zijn resterende verdiencapaciteit niet volledig benut (< 50%). Het vorige loon bedroeg € 80.000,00. Zijn resterende verdiencapaciteit is nu € 40.000,00. Hij gebruikt hiervan 20%, wat betekent dat er € 8.000,00 wordt verdiend met werken. De werknemer wordt gekort op zijn uitkering, waardoor het totale inkomen daalt naar € 16.744,60. Het inkomensverlies bedraagt € 63.226,00.

• Pensioen, een must-have voor Nederlandse werknemers