Interfisc België | 5 valkuilen bij het aannemen van personeel in het buitenland | Interfisc
11792
post-template-default,single,single-post,postid-11792,single-format-standard,ajax_updown_fade,page_not_loaded,boxed,wpb-js-composer js-comp-ver-6.2.0,vc_responsive

Vijf valkuilen bij het aannemen van lokaal personeel in het buitenland

 

Vijf valkuilen bij het aannemen van lokaal personeel in het buitenland

Waarom Interfisc?

  • Eén aanspreekpunt voor al uw vragen
  • Kennis van lokale regels in meerdere landen
  • Updates over wijzigingen in de lokale regels
  • Sinds 1972 expert in grensoverschrijdend verlonen
  • Wij spreken uw taal!

Neemt u personeel aan in het buitenland?
Dit zijn de vijf meest voorkomende valkuilen die wij in onze praktijk vaak tegenkomen.

Als Belgische werkgever, die een lokale verkoper of vertegenwoordiger in het buitenland zoekt of heeft, kunnen wij ons voorstellen dat u er vanuit gaat dat u gewoon uw eigen regels kunt toepassen, omdat dat nu eenmaal de regels zijn die u kent.

Begrijpelijk, maar niet zonder risico’s.

In de vijf omschreven valkuilen gaan we er bij wijze van voorbeeld van uit dat u een Belgisch bedrijf vertegenwoordigt dat een werknemer in Nederland in dienst wil nemen. Ter illustratie volgen hieronder een aantal voorbeelden.

Voor u als werkgever lijkt het logisch om uw Belgische arbeidsovereenkomst te gebruiken, u kent immers de lokale regels van het Nederlandse arbeidsrecht niet. Echter, als de Nederlandse werknemer in Nederland woont én structureel in Nederland werkt, kunt u hier aanzienlijke problemen mee krijgen. Bijvoorbeeld wanneer de werknemer ziek wordt of u afscheid van hem wil nemen.

 

Hoe zit dat dan?

Ook al kunt u in theorie kiezen welk recht u toepast, de “dwingende bepalingen” uit het arbeidsrecht van het land waarin de werknemer gewoonlijk werkt hebben voorrang en zullen de Belgische bepalingen uit het arbeidscontract overrulen. Het gaat dan bijvoorbeeld over bepalingen over ontslag, proeftijd, doorbetaling bij ziekte en arbeidstijden.

 

Wat er mis kan gaan?

Stel, u spreekt met uw werknemer in Nederland géén proeftijd af omdat deze in uw Belgische overeenkomst niet meer voorkomt. U sluit een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd met de werknemer, voorzien van de in België gebruikelijke opzegtermijn. Ook dit is in België volkomen logisch, u kunt de overeenkomst immers eenzijdig opzeggen, vermits u aan de Belgische ontslagmodaliteiten voldoet. In Nederland geldt weliswaar ook een opzegtermijn, echter kan een werkgever niet eenzijdig opzeggen. Daarvoor is een akkoord met de werknemer nodig (in combinatie met een ontslagvergoeding) óf toestemming van een officiële partij (kantonrechter of het UWV). Na 6 weken komt u tot de conclusie dat de werknemer toch niet helemaal in het plaatje past: u zegt de arbeidsovereenkomst eenzijdig op en beroept zich daarbij op de overeengekomen opzegtermijn. Echter, de werknemer werkt in Nederland en kan zich beroepen op de bescherming van de Nederlandse ontslagregels die dwingend van aard zijn.

 

Wat betekent dit?

Aangezien u als werkgever in Nederland niet eenzijdig mag opzeggen, kunt u zich er niet op beroepen. De werknemer kan vrij eenvoudig een vernietiging van het ontslag verzoeken en blijft dus in dienst of hij kan aanzienlijke schadevergoeding vorderen.

 

Hoe kunt u dit voorkomen?

In de praktijk adviseren wij om zoveel mogelijk aan te sluiten bij het recht van het land waar de werknemer sociaal verzekerd is, zodat arbeidsrecht & sociale zekerheid op elkaar afgestemd zijn. D.w.z. dat u in dit specifieke voorbeeld een Nederlandse arbeidsovereenkomst, eventueel opgesteld in het Engels voor zover de werknemer deze taal machtig is, aanbiedt aan uw werknemer die in Nederland werkt en sociaal verzekerd is. In Nederland is het opzeggen van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd weliswaar lastig, het is wél gebruikelijk om er een proeftijd in op te nemen. Gedurende de proeftijd in Nederland kunt u de arbeidsovereenkomst zónder opzegtermijn beëindigen. De proeftijd bedraagt in geval van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd maximaal 2 maanden, zodat u in dit specifieke voorbeeld zónder opzegtermijn en ontslagvergoeding afscheid had kunnen nemen van deze werknemer. Let daarbij wel op dat een te lange proeftijd per definitie nietig is; een proeftijd van 6 maanden (zoals gebruikelijk in Duitsland en vroeger ook in België) zal nooit stand houden.

 

Interfisc-klanten kunnen eenvoudig gebruik maken van een modelarbeidsovereenkomst naar Nederlands recht die beschikbaar is in het Nederlands, Frans, Engels en Duits.

 

Bekijk de volgende pagina voor meer informatie over internationaal arbeidsrechtelijk advies: 

Veel werkgevers die een werknemer in een ander land in dienst nemen, willen hun werknemers in binnen- en buitenland zoveel mogelijk gelijk behandelen. Zodoende horen wij vaak dat een Belgische werkgever géén aanvullende pensioenverzekering aan zijn werknemer in Nederland aanbiedt, omdat dat nu eenmaal in België meestal niet verplicht is. Echter, als werkgever betaalt u in de meeste landen voor het wettelijke pensioen van uw werknemers een forse premie, terwijl het wettelijke pensioen in Nederland voor 100% door de werknemer zelf wordt gefinancierd. Bovendien bestaan er in Nederland steeds meer verplichte sociaal sectoraal geregelde pensioenfondsen waarbij het ook voor een buitenlandse werkgever verplicht kan zijn zich aldaar aan te sluiten en premies af te dragen. Werkgevers zijn zelf verplicht om te onderzoeken of er in hun sector zo’n verplichting bestaat.

 

Het staatspensioen

Daarnaast is het staatspensioen in de meeste landen, daaronder begrepen België, gerelateerd aan het salaris van de werknemer, terwijl een Nederlandse werknemer die met pensioen gaat alleen maar een minimumuitkering ontvangt. Deze minimumuitkering is lager dan het wettelijk minimumloon en voor alle inwoners gelijk.

 

Hoe kunt u dit voorkomen?

Ook inwoners die nooit gewerkt hebben, hebben er recht op. Zodoende is het wettelijke pensioen in Nederland niet gerelateerd aan het loon. Mede om deze reden heeft zo’n 90% van de werknemers in Nederland wel degelijk een aanvullende pensioenregeling die door de werkgever of een sociaal sectoraal pensioenfonds geregeld is. Om een werknemer dus gelijk te behandelen, is het op dit vlak beter om hem te vergelijken met andere werknemers in Nederland en niet met uw werknemers in België. Daarbij speelt nog dat de patronale lasten in België standaard een stuk hoger liggen dan in Nederland. In Nederland zijn er minder wettelijk geregelde sociale verzekeringen en blijft er voor de werkgever meer ruimte over om te kiezen voor aanvullende zaken zoals een pensioenregeling. Door de lagere patronale lasten in Nederland zouden de patronale lasten voor de werkgever, ondanks de aanvullende pensioenregeling, nog steeds lager kunnen uitvallen dan in België. Tot slot is het van belang om te vermelden dat het niet aanbieden van een pensioenregeling, terwijl verreweg de meeste werkgevers in Nederland dat wel doen, ervoor kan zorgen dat kandidaten de voorkeur geven aan werkgevers die wél een aanvullend pensioen aanbieden.

 

Bekijk de volgende pagina voor meer informatie over het belang van aanvullende verzekeringen: 

Het is goed om te weten dat u in de meeste landen ook zónder lokale vestiging personeel in dienst kunt nemen. Dit geldt in ieder geval voor Nederland, België, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk. In Italië en Frankrijk moeten wel bijzondere vestigingsformaliteiten doorlopen worden om als werkgever geregistreerd te worden, vaak is daar een notaris of ander publiekrechtelijk orgaan bij betrokken. U leest hierover meer in onze factsheets.

 

Meestal is een lokale vestiging dus niet noodzakelijk.

Bovendien werken de buitenlandse medewerkers van een in een ander land gevestigd bedrijf vaak grotendeels vanuit huis. Het huren van een lokaal kantoor brengt dan alleen extra kosten met zich mee, nog los van de verplichting om een lokale administratie te voeren. Uiteraard brengt deze constructie beperkingen met zich mee als het gaat om de aard van de werkzaamheden van het personeel in het buitenland, alsmede hun bevoegdheden. Maar in de praktijk kan dit prima zo georganiseerd worden.

 

Wanneer ontstaat er een risico?

Tussen de meeste landen zijn belastingverdragen gesloten, zo ook tussen België en Nederland. In deze belastingverdragen is afgesproken welk land bevoegd is belasting te heffen. Eén van de beperkingen die in bijv. het Belgisch-Nederlandse, maar ook de meeste andere verdragen, is opgenomen betreft de bevoegdheid van een werknemer in bijvoorbeeld Nederland om namens een buitenlandse vennootschap contracten aan te gaan met klanten in Nederland. Als de werknemer die bevoegdheid wél heeft, of bijvoorbeeld leiding geeft aan een andere werknemer van het bedrijf in Nederland, is het verstandig om op dit vlak advies in te winnen.

 

Bekijk de volgende pagina voor meer informatie over het opzetten van een vestiging in het buitenland:

De sociale zekerheid is in elk land anders. Zo ook de regelingen omtrent het inkomen van een zieke werknemer. In de meeste landen heeft een werkgever een vrij korte periode waarin hij zelf het loon doorbetaalt, en staat daar tegenover dat een werknemer een bepaalde verklaring of doktersattest moet aanleveren als bewijs. Deze termijnen en verplichtingen zijn in ieder land anders.

 

Om bij ons voorbeeld te blijven:

Het klopt dat een werkgever bij ziekte van zijn werknemers in Nederland het loon 2 jaar lang moet doorbetalen. Het klopt ook dat hij zich bij de meeste verzekeraars in Nederland niet tegen dit risico kan verzekeren, wanneer er geen vestiging in Nederland is. Echter, via Interfisc kan dit wél.

 

Hiermee creëren wij dezelfde mate van bescherming als voor een Nederlandse ondernemer. Bovendien zorgen wij er via onze eigen arbodienst voor dat de werkgever stap voor stap geholpen wordt bij het voldoen aan zijn verplichtingen op het gebied van begeleiding van zieke werknemers. Ook in de andere landen vertellen wij de werkgevers welke stappen zij moeten nemen om in lijn te zijn met de regels.

 

Bekijk de volgende pagina voor meer informatie over arbeidsongeschiktheid & ziekte uitkering in het buitenland:

Een begrijpelijk standpunt, echter i.v.m. de luxebelasting “BPM” die Nederland heft op auto’s (waardoor auto’s in Nederland nu juist veel duurder zijn dan in Duitsland en België) is dit in veel gevallen geen reële optie. Wordt de werknemer namelijk bij een controle aangehouden met een Belgisch kenteken en kan hij geen vrijstelling of vergunning laten zien, moet er alsnog betaald worden.

 

Ook zal er, na een eerste waarschuwing, een hoge boete worden opgelegd. In sommige situaties kan vrijstelling of ontheffing worden aangevraagd bij de douane. Dit is o.a. mogelijk bij kortdurend gebruik van de auto in Nederland of wanneer de auto hoofdzakelijk (lees: > 70%) bestemd is voor zakelijk gebruik ervan BUITEN Nederland.

 

Mogelijkheden

Er zijn natuurlijk wel mogelijkheden om een Belgisch of Duits kenteken ter beschikking te stellen, echter is het dan veiliger om op voorhand BPM en motorrijtuigenbelasting in Nederland af te dragen, om problemen te voorkomen. Zeker wanneer de auto een gebruikt exemplaar is, geldt een lager percentage voor de BPM en loont het de moeite om deze optie te onderzoeken. Via www.importautos.nl kunt u voor een specifieke auto navragen hoe hoog deze kosten zijn.

 

Controle

Controle vindt overigens vrij regelmatig plaats, omdat de Nederlandse overheid actief zoekt naar bestuurders die de dure fiscale bijtelling (meestal 25% van de cataloguswaarde van de auto) proberen te vermijden, die drukt op het loon i.v.m. privé-gebruik van de auto. Let op: ook al rijdt uw werknemer met een Belgische auto, zal de fiscale bijtelling moeten worden toegepast op de Nederlandse waarde van de auto!

 

Overigens zijn er landen waarin het zónder vestiging onmogelijk is om een auto voor de werknemer te kopen of te leasen. O.a. Frankrijk en Italië zijn op dit vlak weerbarstig. Het komt er meestal op neer dat de werknemers met hun eigen auto rijden en voor zakelijke ritten een kilometervergoeding ontvangen, of een car allowance i.v.m. de vaste kosten. De regels m.b.t. belastbaarheid van de kilometervergoeding of car allowance zijn in elk land anders; in vrijwel alle landen wordt er streng gecontroleerd op dergelijke vergoedingen, dus het is belangrijk om op voorhand op een rij te zetten wat kan en mag en hoe e.e.a. op de loonstrook verwerkt moet worden.

 

Bekijk de volgende pagina voor meer informatie over de bedrijfswagen en buitenlandse kentekens:

Moeilijk?

Nee hoor, het is alleen belangrijk om de weg te weten en goede keuzes te maken. Interfisc kan daarbij helpen. Wilt u meer weten over hoe het precies in elkaar zit? Neem dan contact met ons op zodat wij u nader kunnen informeren over het land van uw keuze.

Ongeacht of u als werkgever in dat land wel of niet een eigen vestiging heeft, moet u dus op de hoogte zijn én blijven van deze regels. Wij hebben deze kennis in huis en houden u op de hoogte van wijzigingen.

Alleen een loonstrook is niet voldoende

Naast het verzorgen van uw internationale payroll, zorgen wij er ook voor dat u op de hoogte bent en blijft van overige werkgeversverplichtingen in het buitenland, die hieruit voortvloeien. Uiteraard bieden wij er passende oplossingen voor, zoals:

Meer weten over de lokale regels en loonkosten in het buitenland?

Hieronder kunt u onze factsheets van diverse landen downloaden. Deze bevatten informatie over regelgeving, loonkosten en administratie in het buitenland. Alle factsheets zijn beschikbaar in het Nederlands, Frans, Engels en Duits.

Publicatiedatum: 30 /09 /2020